Il Lean Thinking è una strategia operativa di origine giapponese nata a cavallo degli anni ‘80 e ‘90 nell’automotive che aspira all’individuazione e all’eliminazione dei muda (parola giapponese traducibile con “sprechi”) lungo il flusso del Valore, ovvero la rimozione di tutte quelle azioni che non sono realmente necessarie a creare effettivo valore per il cliente finale.
L'obiettivo ultimo del Lean Thinking è il perseguimento del Kaizen, il miglioramento continuo, ottenuto tramite piccolissime e impercettibili azioni quotidiane.
Se in origine i muda nascono con riferimento al mondo manifatturiero in quello che prese il nome di Lean Manufacturing, in ispirazione alle intuizioni del manager di Toyota Taiichi Ōhno, nel corso del tempo gli stessi sono stati adattati al mondo dell’Information Technology, estendendo la filosofia Lean alle più variegate aree aziendali.
I muda sono generalmente classificati in:
- Sovrapproduzione: produzione maggiore rispetto a quanto necessario, che si riferisca a prodotti finiti o ad un eccessivo numero di mail, report, dati, informazioni.
- Attesa: nell’elaborazione e ricezione di informazioni, prodotti e materiali. La filosofia Lean richiede che tutte le risorse siano fornite al momento giusto e nel posto giusto (vedi Just In Time), non troppo presto, non troppo tardi.
- Trasporti non necessari/eccesso di movimento: ogni volta che del materiale viene trasferito rischia di essere danneggiato, perso, subire ritardi. La stessa cosa vale per il flusso delle informazioni.
- Attività senza valore aggiunto: rielaborazione di documenti, meeting non chiarificatori, condivisione di informazioni incomplete. La ridondanza di queste azioni generano attività che non hanno valore aggiunto per il cliente.
- Inventario in eccesso: l'inventario che supera quanto necessario per soddisfare le richieste dei clienti ha un impatto negativo sul flusso di cassa e utilizza spazio prezioso, così come l’elaborazione e conservazione di informazioni e documenti superiori rispetto alle necessità effettive.
- Difetti: informazioni non corrette o confuse, esecuzione di progetti scadenti, scarsa qualità dei dati. Ne è conseguenza un servizio clienti insoddisfacente, frustrazione personale, accumulo di lavoro, rielaborazioni, perdita di produttività.
- Persone: la sottoutilizzazione di abilità e capacità mentali, creative e fisiche. Il mancato sfruttamento delle competenze comporta che risorse esperte siano costrette a passare la maggior parte del tempo a svolgere azioni banali o ripetitive, non utilizzando le proprie skills per attività che avrebbero invece impatto sulla creazione del valore.
Come gli ERP aiutano a perseguire il Lean Management?
L’adozione in un’azienda di un ERP consente di automatizzare la maggior parte delle attività operative, riducendo il tempo necessario per elaborare i processi e permettendo alle risorse di dedicarsi ad altre attività che creino realmente valore per i nostri clienti, supportando le organizzazioni nel perseguimento della filosofia Lean.
Si pensi alla comune gestione della fatturazione elettronica.
Per ogni fattura l’utente medio utilizza un servizio che si occupa di generare il documento nel formato richiesto, per il quale si dovrà provvedere ad inserire i dati del cliente, i dati dei servizi/beni venduti, aggiungere eventuali integrazioni, effettuare il download del file, verificarne la correttezza, per poi utilizzare un ulteriore servizio per il caricamento e il conseguente invio del file. Nei giorni successivi, per ogni documento, bisognerà procedere alla verifica del corretto invio, presenza di errori o rifiuti.
Servizi come Electra, lo strumento studiato da Apulia Software per la gestione della fatturazione elettronica, riescono a semplificare le operazioni necessarie alla generazione ed invio delle fatture elettroniche, riducendo la possibilità di incorrere in errori e abbattendo esponenzialmente il tempo necessario, gestendo l’intero flusso di attività in pochi clic.
Altri strumenti permettono di pianificare la produzione e la logistica, gestendo in maniera integrata i processi affini come vendita, acquisti e contabilità.
Ad esempio, la funzione MRP può essere utilizzata per garantire che venga acquistata o prodotta la quantità corretta di inventario nell’esatto momento in cui questa serve (metodologia Just in Time), così come altre funzionalità possono risultare utili a migliorare significativamente la qualità di prodotti e servizi, evidenziando le cause che portano a difetti/ri-lavorazioni e identificando azioni che permettano la riduzione degli stessi, fino all’eliminazione.
Il mondo degli ERP sta vivendo un periodo di grandi innovazioni tecnologiche, nel quale l’integrazione e l’utilizzo di Business Intelligence, connessioni in Industry 4.0 e reti Blockchain, consentono di acquisire, elaborare e tracciare dati ed informazioni utili per misurare quanto sia realmente efficiente la tua azienda e pianificare azioni mirate al miglioramento della stessa e della qualità del servizio offerto ai propri clienti.
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